Seit Januar 2026 drohen Praxen und Kliniken Sanktionen, wenn sie die ePA nicht befüllen. Gleichzeitig sind zentrale Fragen zu Technik, Zugriffsrechten und Haftung weiterhin offen.
Die elektronische Patientenakte (ePA) ist seit Oktober 2025 für Praxen und Krankenhäuser verpflichtend nutzbar, seit Januar 2026 drohen bei Nichteinhaltung konkrete Sanktionen: Honorarkürzungen von bis zu 2,5 Prozent, TI-Zuschlagsverluste und im Extremfall der Abrechnungsausschluss. Für Krankenhäuser entfällt bei fehlender TI-Anbindung der Telematikzuschlag. Die Nutzungszahlen steigen sichtbar, im Dezember 2025 verzeichnete die ePA 1,2 Millionen Versicherten-Logins und 6,5 Millionen hochgeladene Dokumente. Die Frage, ob die ePA in der Fläche tatsächlich funktioniert, ist damit aber nicht beantwortet.
Zwischen Nutzungspflicht und technischer Realität
Eine Befragung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung unter rund 4.500 Praxen zeigt ein zweigeteiltes Bild: 80 Prozent der Ärztinnen und Ärzte haben bereits Dokumente eingestellt, gleichzeitig bleibt die Unzufriedenheit mit der technischen Umsetzung hoch. Kritisiert werden unter anderem fehlende Volltextsuche, eine unübersichtliche Dokumentenablage und wiederkehrende Störungen der Telematikinfrastruktur, die im Praxisalltag erheblichen Zeitaufwand verursachen. Verbandsvertreter sprechen von einer „unsortierten PDF-Sammlung“ statt eines echten Steuerungsinstruments.
Offene Fragen mit direkter Relevanz für Einrichtungen
- Wie Störungen der Telematikinfrastruktur rechtssicher dokumentiert werden müssen, damit sie im Sanktionsverfahren als Entschuldigungsgrund anerkannt werden.
- Wie granular Patientinnen und Patienten künftig steuern können, welche Behandelnden welche Dokumente einsehen dürfen – aktuell funktioniert die Sperrung weitgehend nach dem Alles-oder-Nichts-Prinzip.
- Wie der in Vorbereitung befindliche Zugriff von Betriebsärzten auf die ePA ausgestaltet wird und ob dafür künftig eine ausdrückliche Zustimmung der Versicherten entfällt.
- Welche bundeseinheitlichen Interoperabilitätsstandards für begleitende digitale Anwendungen wie den Medikationsprozess noch verbindlich festgelegt werden.
Für Krankenhäuser und Praxen bedeutet das: Formale Pflicht und praktische Funktionsfähigkeit fallen derzeit spürbar auseinander. Wer allein auf die Erfüllung der Mindestanforderungen zielt, läuft Gefahr, weder Sanktionen zuverlässig zu vermeiden noch den eigentlichen Nutzen der ePA für Behandlungsprozesse zu realisieren.
Vom Compliance-Thema zum Prozessthema
Organisationen, die die ePA erfolgreich in ihren Alltag integrieren, behandeln sie nicht als isolierte IT-Pflicht, sondern verankern sie in Aufnahme, Visite, Diagnostik und Entlassung als festen Bestandteil der Kernprozesse. Dazu gehört auch, Mitarbeitende gezielt zu schulen und Verantwortlichkeiten für Dokumentation, Widerspruchsmanagement und Störungsnachweis klar zu benennen – bevor die nächste Quartalsabrechnung ansteht.
Fazit: Pflichterfüllung reicht nicht, Prozessintegration schon
Die ePA wird nicht dadurch wirksam, dass sie befüllt wird, sondern dadurch, dass sie in stabile klinische und administrative Abläufe eingebettet ist. Solange technische und rechtliche Detailfragen offenbleiben, ist eine robuste interne Prozessarchitektur der verlässlichste Schutz – sowohl vor Sanktionen als auch vor Reibungsverlusten im Alltag.